• CostEngineeringPMOP

    Mundo (PT): acreditado como Approved Education Provider (AEP) pela Association for the Advancement of Cost Engineering International (AACE), a autoridade mundial de referência na importante disciplina da Engenharia de Custos, o Grupo PMO Projects promove as várias certificações oferecidas pela AACE, em particular as certificações CCP® e CEP®.  Saiba mais Este endereço de email está protegido contra piratas. Necessita ativar o JavaScript para o visualizar.

  • WorkshopEVMPMISPv4.gifSão Paulo: no âmbito da parceria entre a PMO Projects e o Capítulo do PMI de São Paulo, relizar-se-á em de novo em Dezembro próximo, nas instalações do PMI, mais uma edição do worshop internacional dedicado ao tema do método de Earned Value Management (EVM) para a definição de indicadores desempenho e risco em Projetos, Programas e Portfólios.  A workshop será ministrada por Alexandre Rodrigues, um dos autores da norma atual do PMI para o método de EVM (PMI Practice Standard for EVM - 2nd Edition).

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  • "Project Management is between the world of numbers and the world of people’s behaviour. It’s very difficult to understand this profession without seeing it happening in the field."

     

    Alexandre Rodrigues, Eng. Ph.D PMP

    Executive Partner, PMO Projects Group

  • SamarcoBelo Horizonte: a empresa Brasileira Samarco, avaliada pela revista Exame como a Melhor Empresa de Mineração do Brasil e a segunda maior do seu setor, selecionou a PMO Projects Brasil para implementação do método de de controle de projetos Earned Value Management (EVM).  A consultoria estará focada na definição dos processos de gerenciamento de projetos e portfolio alinhados com a norma internacional do PMI Practice Standard for Earned Value Management (2nd Edition).  Os trabalhos em curso iniciaram-se em Janeiro de 2014.

  • BHPBLogoMaputo: a empresa MOZAL do grupo internacional BHPBilliton, um dos maiores produtores mundiais de alumínio e uma das mais importantes empresas para o desenvolvimento sustentado da economia Moçambicana, voltou a contratar a PMO Projects Moçambique para formar e certificar PMP® os seus gestores de projeto segundo as normas internacionais do PMI.

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  • DundeePBulgariaSofia: a empresa internacional de mineração Dundee Precious Metals, baseada no Canadá, contratou os serviços da PMO Projects Portugal para aprender acerca da melhor forma de implementar o método de controle de projetos Earned Value Management (EVM), em particular nos seus projetos na Bulgaria.  O seminário realizado pela PMO Projects em Sofia foi promovido pelo seu parceiro de negócio na Bulgária, a empresa Skills.  A Dundee Precious Metals pretende adotar o método de EVM.

     

  • NCOC-Logo-SmallAstana: o operador nacional do Cazaquistão para exploração petrolífera do mar cáspio do norte selecionou o Grupo PMO Projects para ministrar formação aos seus profissionais em Engenharia de Custos e Controlo de Projetos (Earned Value Management).  A PMO Projects Portugal foi selecionada na qualidade de empresa Europeia acreditada pela Association for the Advancement of Cost Engineering International (AACE) como Approved Education Provider (AEP).

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  • odebrecht

    Barquisimeto: uma das maiores construtoras da América do Sul, a Odebrecht Engenharia e Construção, selecionou as empresas PMO-Projects Brasil e PMO-Projects Portugal para implantação de um processo integrado de Gestão de Risco em um mega-projeto de construção no setor da produção industrial, atualmente em curso na Venezuela.  O serviço iniciou-se em Maio de 2013 e estendeu-se durante 2014, acompanhando a execução do projeto.

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Uma breve descrição e discussão dos fundamentos, requisitos e benefícios

ArticleLogoEste artigo apresenta uma descrição prática, completa e incrivelmente simples do método de controle de projetos mais aclamado hoje em dia em todo o mundo: Earned Value Management (EVM). O artigo descreve primeiro de forma clara e objetiva os fundamentos quantitativos deste método, relacionando-o com a importância do bom planejamento. De seguida, o autor conduz-nos através dos imensos benefícios que o método oferece em termos de controle e gerenciamento do projeto. O artigo é da autoria de Alexandre Rodrigues, um dois oito especialistas (e o único de língua Portuguesa) selecionados pelo PMI para escreverem a 2a Edição do Practice Standard for Earned Value Management - o padrão internacional do PMI para o método de EVM.

Autor: Alexandre Rodrigues, Fevereiro de 2012

 

1. Introdução

O método de Earned Value Management (EVM) é considerado atualmente como o mecanismo mais eficaz para o acompanhamento e controle de projetos, com uma expansão em todo o mundo sem precedentes.

Inventado inicialmente no inicio dos anos 60, em um esforço conjunto conduzidos pela NASA e pelo Departamento da Defesa Norte-Americano, este método conheceu desde então um aperfeiçoamento e alargamento a qualquer tipo de indústria, tipo de projeto ou área de aplicação.

Um sinal claro da importância reconhecida ao EVM é o fato que nas economias mais desenvolvidas, como sejam os Estados Unidos, Reino Unido e Japão, começar a assistir-se a cenários nos quais a utilização do EVM é obrigatória ou preferida em determinados tipos de projetos no setor público, em particular na área da defesa e construção.

A título de exemplo, em 1991 o Secretário da Defesa dos Estados Unidos, Dick Cheney, cancelou o programa da marinha A-12 Avenger II devido a problemas de desempenho detectados pelo método de EVM, cedo no ciclo de vida desse programa.

Na Europa, e mais concretamente em Portugal, a utilização do método de EVM tem tido um crescimento significativo, em particular através de iniciativas de implementação conduzidas pela PMO Projects – empresa de consultoria nacional altamente especializada neste método – em vários setores da atividade econômica, incluindo em grandes empreitadas no setor das infraestruturas.

Em 2005, a maior e mais prestigiada associação internacional que promove os standards e boas práticas na área da Gestão de Projetos, o Project Management Institute (PMI; www.pmi.org), lançou a sua primeira edição do standard oficial para a utilização do método de EVM.

Em Novembro de 2011 foi lançada no mercado a 2ª edição deste importante standard internacional. Será relevante notar que o PMI, tendo sempre o cuidado de selecionar equipes de especialistas representativas do know-how existente em diferentes partes do mundo, selecionou para a equipe desta 2ª edição nove especialistas: seis dos EUA, um do Japão, um da Austrália, um do Reino Unido (Europa) e um de Portugal (Europa).

 

2. Princípios Gerais

O método de EVM baseia-se em dois princípios fundamentais:

  1. Integração do escopo, prazos e orçamento – ou seja, as atividades constantes do cronograma estão formalmente relacionadas com o articulado utilizado para a orçamentação. Assim, o orçamento do articulado está na sua totalidade retratado no cronograma de atividades;
  2. Aferição independente do custo, progresso físico e prazos – ou seja, o progresso físico é valorizado com base no orçamento e nas medições de avanço dos trabalhos, o qual poderá ser diferente do custo incorrido e do tempo de decorrido.

Estes dois princípios fundamentais, por simples que pareçam, não estão presentes nos mecanismos de controle mais tradicionais que não se baseiam no método de EVM.

A título ilustrativo, passa a apresentar um exemplo simples. Considere-se um projeto com apenas quatro atividades calendarizadas e orçamentadas num total de 1 000 € e duração de 10 meses conforme ilustrado na figura abaixo.

Artigo1Figura1

Se agora imaginarmos que nos encontramos no mês 5 de execução do projeto, podemos constatar que de acordo com o plano de trabalhos apresentado deveria estar realizado 650 € do orçamento global do projeto, conforme se passa a ilustrar:

Artigo1Figura2

Ou seja, se o projeto tivesse sido executado exatamente de acordo com o planejado, teriam sido gastos 650 € e teria sido realizado 65% dos trabalhos do projeto.

No entanto, feitas as respetivas medições no terreno o cenário não é exatamente esse, tendo sido realizado em todas as atividades um progresso (mais ou menos) diferente do previsto. Com base nas quantidades medidas, realizou-se 75% da primeira atividade, 60% na segunda, 50% na terceira e 10% na quarta (realizada em adiantamento à sequência prevista).

Artigo1Figura3

Uma vez feita a valorização do trabalho realizado, verifica-se que foi realizado um trabalho total orçamentado em 560 € – é a esta medição que se chama Earned Value, tendo dado o nome ao método – ou seja realizou-se 56% do escopo do projeto. Portanto, o projeto está atrasado em 9% do escopo total. Assim sendo, dever-se-ia ter incorrido em 560 € de custo caso o trabalho realizado não tenha custado mais ou menos do que o previsto.

No entanto, dependendo do tipo de contrato e da perspetiva que se tem do projeto – cliente, ou fornecedor – podem existir razões diferentes para se ter incorrido em custos acima ou abaixo do orçamentado.

A título de exemplo, vão-se assumir os valores abaixo apresentados.

Artigo1Figura4

Verifica-se portanto que o trabalho realizado custou 700 €, ou seja 140 € acima do orçamentado.

Estas três medições constituem a base do sistema de métricas de desempenho do método de EVM, nomeadamente:

  1. Quanto trabalho devia estar realizado? 650 € (PV – Planned Value)
  2. Quanto trabalho foi realizado? 560 € (EV – Earned Value)
  3. Quanto custou o trabalho realizado? 700 € (AC – Atual Cost)

A análise da diferença destes três valores revela de imediato algumas conclusões:

  1. Atraso (PV vs. EV): realizaram-se 90 € menos do que o previsto;
  2. Custo excessivo (AC vs. EV): gastaram-se 140 € acima do orçamentado;
  3. Cash-flow (AC vs. PV): gastou-se 50 € mais rápido do que o planejado.

Para além desta análise de diferenças, o método de EVM possui um conjunto de métricas mais abrangente e completo que permite medir as eficiências, conforme se apresenta abaixo:

Artigo1Figura5

Para além de medir o estado atual do projeto e o seu desempenho passado, o método de EVM permite ainda analisar o futuro, tanto no que respeita aos prazos como no que respeita ao orçamento:

Artigo1Figura6

 Este tipo de análise de tendência para o futuro não tem como propósito produzir uma previsão do resultado inevitável para o projeto (ou seja, 1 250 € de custo e 11,6 meses de prazo); antes pelo contrário pretende constituir um estímulo e aviso cedo para que se intervenha no projeto (acto de gestão), no sentido de o fazer regressar ao plano inicial. Efectivamente, a análise de tendência do EVM equivale ao seguinte raciocínio: “se o desempenho passado se mantiver constante e nada for feito para o alterar, este será o resultado final”.

Ou seja, o método de EVM baseia-se em uma filosofia de gestão pragmática e pré-ativa que considera as variações como inevitáveis e que por isso pretende que estas sejam observadas cedo, medidas, e utilizadas como base objetiva e consensual para a intervenção cedo no projeto quando ainda há espaço para ações corretivas eficazes.

 

3. Comunicação

Para além de impor o rigor da integração no planeamento do projeto e de medir o desempenho durante a execução, o método de EVM é também constituído por um conjunto de representações gráficas que permitem uma visualização rica e objetiva acerca do estado do projeto.

A título de exemplo, passa-se a apresentar o EVM Executive Dashboard® desenvolvido pela PMO Projects e atualmente em utilização em várias e empresas nacionais e internacionais.

Artigo1Figura8

Este tipo de visualização do estado do projeto apresenta vários benefícios em termos de gestão, nomeadamente:

  1. Permite um entendimento rápido e completo acerca do estado do projeto no seu todo e nas suas partes principais;
  2. Facilita o consenso entre as diferentes partes envolvidas no projeto (stakeholders) acerca dos principais desvios, causas e ações corretivas;
  3. Substitui, como meio muito mais eficiente, relatórios verbosos e com excesso de detalhe.

Este tipo de dashboards é tipicamente extraído automaticamente a partir do sistema de informação utilizado no apoio à gestão do projeto.

 

4. Principais Requisitos para Implementação do EVM

De modo sumário, passam-se a apresentar os principais requisitos para uma boa implementação do método de EVM:

  • Cronograma integrado com a lista de recursos e orçamento do projeto;
  • A definição do escopo deve obedecer a critérios de qualidade no que respeita à decomposição do projeto (WBS);
  • As medições de progresso físico devem obedecer a determinados critérios no que respeita à recolha de dados;
  • Período utilizado para a medição do progresso físico deve ser idêntico ou mais curto do que o período de revisão do plano de trabalhos;
  • Comprometimento e aderência de todos os stakeholders;
  • Modelo matemático de análise EVM devidamente adaptado à realidade do projeto;
  • Sistema de informação centralizado para incorporação dos resultados de progresso e produção dos mapas de análise e dashboard.

Em alguns setores, como é o caso da área da construção e infraestruturas, tem sido experiência da PMO Projects que estes requisitos são assegurados eficazmente através de uma vasta experiência já desenvolvida com a utilização deste método tanto no mercado nacional como internacional.

 

5. Sumário dos Principais Benefícios

De modo sumário, passam-se a apresentar os principais benefícios resultantes da utilização do método de EVM:

1º - O método de EVM promove a qualidade no PLANEJAMENTO e CONTROLO dos projetos:

  • Um plano de trabalhos irrealista ou mal estruturado não passa o crivo dos critérios de qualidade e cedo revela variações persistentes no projeto;
  • Dados recolhidos nos autos de medição que sejam inconsistentes não passam o crivo do controle de qualidade dos dados do EVM;
  • Dados relativos a prazos dos trabalhos, custos e quantidades têm de estar sincronizados;

2º - O método de EVM permite identificar cedo no projeto (a cerca de 20% de execução) níveis de desempenho persistentes, estimulando a que sejam tomadas medidas corretivas ou de recuperação quando ainda existe “espaço” para opções eficazes e eficientes;

3º - O método de EVM proporciona uma linguagem comum entre todas as partes envolvidas;

4º - O método de EVM proporciona uma avaliação:

  • Objetiva (baseada e métricas),
  • Integrada (trabalho, custos e prazos estão formalmente ligados),
  • Completa (cobre todo o escopo do projeto),
  • Única (passa a existir apenas um retrato da realidade),
  • Transparente (baseado em standards / práticas internacionais estabelecidos)

… acerca do estado do projeto, proporcionando uma base de análise rica e viável, estimulando a que as diferentes partes envolvidas possam colaborar conjuntamente, desde muito cedo, na busca das melhores soluções para o projeto;

5º - Quando praticado de forma persistente e contínua na organização, o método de EVM estimula o desenvolvimento de uma cultura de gestão pró-ativa, orientada à colaboração e gestão de expectativas;

6º - Como corolário, o método de EVM tende a conduzir a…

  • Projetos com prazos mais previsíveis;
  • Projetos mais eficientes e portanto com menor variação orçamental;
  • Aumento de produtividade e qualidade do trabalho realizado por todos os stakeholders;
  • Maior motivação por parte das equipes de projeto;
  • Maior satisfação por parte dos investidores;
  • Um mercado de players mais produtivo e competitivo.

Conhecendo atualmente uma expansão em todo o mundo, o método de EVM tende a ser adotado em organizações com elevado grau de maturidade no que respeita aos seus processos de gestão.

 

6. Confidencialidade e Propriedade

O presente artigo é da autoria de Alexandre G. Rodrigues, da PMO Projects Group, constituindo propriedade intelectual e industrial do autor. Não deve ser reproduzido na sua totalidade ou parcialmente sem o expresso consentimento por escrito.

 

7. Referências do Autor

 

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